Case RFB
Veja como a modernização da intranet da Receita Federal do Brasil (RFB) se tornou um marco de transformação digital no setor público brasileiro.
Case Details
Cliente: Receita Federal do Brasil
Segmento: Setor público
Produtos e serviços: SharePoint Online
Tamanho da Organização: Grande (30000 funcionários)
Conectando Soluções ao Seu Negócio.
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Sobre o cliente
A Receita Federal do Brasil é um dos maiores órgãos da administração pública federal, com atuação em todo o território nacional. Conta com milhares de servidores distribuídos em unidades centrais e regionais, sendo responsável pela administração dos tributos internos e do comércio exterior, pela fiscalização e arrecadação de receitas da União e pelo controle aduaneiro. Suas competências abrangem desde o combate ao contrabando e descaminho até a formulação de propostas para o aperfeiçoamento da legislação tributária e aduaneira, além de promover a educação fiscal, o atendimento ao cidadão e a cooperação internacional em matéria tributária.
O que a IUNEX fez
A IUNEX Soluções apresenta o projeto de modernização da intranet da Receita Federal do Brasil (RFB) como um marco de transformação digital no setor público brasileiro. Executado com excelência e impacto tangível, o projeto utilizou tecnologias Microsoft 365, com foco no SharePoint Online, para reposicionar a intranet da RFB como um ambiente moderno, escalável e colaborativo, alinhado às necessidades de uma das maiores instituições públicas do país.
Antes da parceria com a IUNEX, a intranet da RFB operava em uma plataforma obsoleta baseada no sistema Plone, que apresentava baixa usabilidade, dificuldade de manutenção, limitações de escalabilidade e pouca integração com ferramentas modernas de colaboração. O sistema defasado não atendia às necessidades da instituição. O grande volume de páginas sem padrão prejudicava a produtividade e a gestão da informação. Essa limitação comprometia a eficiência dos processos internos, dificultava o acesso à informação e limitava a colaboração entre as diversas unidades espalhadas pelos mais de 8,5 milhões de km² do território nacional.
Resultados
A solução proposta pela IUNEX superou essas barreiras com uma nova arquitetura da informação, integração plena com Microsoft 365 e uma governança digital sólida. A intranet passou a ter:
- 25.000 usuários, distribuídos nacionalmente, usufruindo a nova plataforma com a melhoria da comunicação interna.
- 17 sites hub estruturados, representando unidades centrais, regiões fiscais e o site nacional.
- 321 sites de equipe para unidades administrativas e operacionais.
- 518.726 arquivos migrados com sucesso, somando 370 GB de dados, sem interrupção nas operações.
Esse salto qualitativo se refletiu em maior eficiência operacional, melhoria no fluxo de trabalho e aceleração na tomada de decisão.
Transformação por meio de Tecnologias Microsoft
A transformação da intranet da Receita Federal do Brasil foi viabilizada principalmente pelo uso estratégico do Microsoft SharePoint Online, que se destacou como o elemento central da modernização. Esta tecnologia permitiu à RFB construir uma estrutura digital consistente, flexível e escalável, alinhada às suas necessidades operacionais e organizacionais. A solução utilizou amplamente os recursos de experiência do usuário (UX) oferecidos pela Microsoft, incluindo padrões modernos de navegação, acessibilidade e design responsivo. O uso do Fluent UI, sistema de design da Microsoft, garantiu uma interface visual bem estruturada, intuitiva e alinhada ao ecossistema Microsoft 365, oferecendo uma navegação fluida tanto para usuários finais quanto para administradores.
Escolha pelo SharePoint
Dentre as principais vantagens do SharePoint Online aplicadas no projeto, destacam-se:
- Interface moderna e responsiva: a nova intranet oferece uma experiência de navegação muito mais intuitiva, facilitando o acesso a conteúdos e serviços por meio de qualquer dispositivo, com foco na usabilidade do servidor público.
- Estrutura descentralizada com governança unificada: a criação de 17 sites hub (representando unidades centrais e regiões fiscais) e 321 sites de equipe foi fundamental para espelhar a complexa estrutura da RFB, garantindo autonomia local com integridade de dados e uniformidade visual.
- Gestão de conteúdo simplificada e segura: o SharePoint Online possibilitou que cada unidade organizacional pudesse publicar e gerenciar informações com facilidade, mantendo o controle de permissões, versões e fluxos de aprovação.
- Colaboração em tempo real: mesmo dentro da intranet, o SharePoint permite que servidores editem documentos simultaneamente, compartilhem informações com segurança e acessem conteúdos de forma integrada, promovendo a agilidade e a produtividade institucional.
- Alta escalabilidade e disponibilidade na nuvem: como parte da nuvem Microsoft, o SharePoint Online assegura performance consistente em todo o território nacional, eliminando os riscos e os custos associados à infraestrutura física tradicional.
- Governança e conformidade: o ambiente foi estruturado para garantir aderência às exigências legais e regulatórias da administração pública federal, com controle total sobre acessos, auditoria e segurança da informação.
A escolha pelo SharePoint Online como pilar da nova intranet não apenas modernizou a infraestrutura digital da Receita Federal, como também fortaleceu sua capacidade de comunicação interna, integração organizacional e prestação de serviços aos servidores públicos de forma mais eficiente, segura e sustentável.
Tecnologias Microsoft Utilizadas
A IUNEX estruturou sua solução com base em diversos pilares do ecossistema Microsoft, com ênfase no uso estratégico do SharePoint Online como plataforma central da nova intranet da Receita Federal. Os recursos nativos utilizados foram fundamentais para garantir escalabilidade, segurança, usabilidade e integração. Entre eles, destacam-se:
- Sites Hub e sites de equipe: permitiram a organização descentralizada e hierárquica da intranet, refletindo a estrutura institucional da RFB com governança centralizada.
- Bibliotecas de documentos e listas personalizadas: possibilitaram o armazenamento e a gestão de conteúdo com controle de versão, metadados e permissões específicas.
- Permissões granulares e grupos de segurança: garantiram que cada área tivesse controle sobre seus dados, mantendo a integridade e a segurança da informação.
- Web Parts nativas: como Destaques, Links Rápidos, Notícias, Eventos, permitindo a criação de layouts personalizados, publicação de conteúdos estratégicos e acesso, o que melhorou significativamente a experiência de navegação e acesso à informação.
- Fluent UI e componentes de experiência do usuário da Microsoft: asseguraram consistência visual, acessibilidade e uma interface moderna e responsiva.
- Conectividade com o Microsoft 365: total integração com Teams, Outlook e OneDrive, favorecendo a colaboração contínua entre os servidores da RFB.
Avaliações de clientes sobre o case
“A implementação do portal da Intranet da RFB em SharePoint Online representou uma sensível transformação para as pessoas e equipes do órgão. O acesso a informações por meio de pesquisas amigáveis, intuitivas e eficientes, a integração com os principais sistemas e ferramentas utilizados nas tarefas diárias, a acessibilidade remota, a segurança, a colaboração e a usabilidade foram diferenciais sensíveis e rapidamente incorporados às rotinas de trabalho. Importante destacar que a implementação inicial teve escopo, prazo e recursos limitados, havendo ainda muito espaço para a evolução do portal”.
