Case VLI
Veja como a VLI economizou USD 65.000 por ano e obteve insights de negócios com solução Microsoft implantada pela IUNEX
Case Details
Cliente: VLI
Indústria: Transporte e logística
Produtos e serviços: Office 365, Power BI, Projet Online e SharePoint Online
Tamanho da Organização: Grande (1.000 – 9.999 funcionários)
Conectando Soluções ao Seu Negócio.
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Sobre o cliente
A VLI é uma empresa brasileira de logística que administra quase 5.000 milhas de ferrovias, possui e opera três portos e controla oito terminais intermodais no Brasil. Simplificando, se você precisar movimentar grandes quantidades de produtos em todo o Brasil, a VLI tem cobertura. É claro, simplesmente declarar o que a VLI faz dramaticamente minimiza a complexidade das operações da empresa.
Imagine que você chamou um táxi para levar você e suas malas para o aeroporto. Agora imagine que você trouxe 500.000 sacas e, se perder uma, suas férias serão arruinadas. Você é um dos 80 clientes com a mesma quantidade de bagagem que esse táxi pega todos os dias – e o aeroporto fica a 600 milhas de distância. Para atender às suas necessidades, seu motorista teria que executar bastante a operação. Embora uma única pessoa claramente não possa operar nesta escala, a analogia começa a aproximar-se das pressões que a VLI enfrenta. A empresa tem diretores que supervisionam oito aspectos únicos e isolados do negócio. Quebrar o negócio desta maneira veio com vantagens e desvantagens. Portos, ferrovias e terminais funcionam com eficiência, mas com o tempo, cada segmento da empresa criou suas próprias práticas recomendadas, incluindo gerenciamento de projetos, gerenciamento de demanda e métodos de geração de relatórios.
Criada pela mineradora Vale em 2010, a VLI conquistou novos parceiros Mitsui, FI-FGTS e Brookfield Asset Management em 2013. Essa mudança trouxe consigo tanto a nova capitalização quanto o primeiro conselho de administração da empresa. Desde então, o negócio tem perseguido um plano agressivo de crescimento. A VLI pretendia aumentar o seu volume de crescimento em mais 47% em 2024. Mas com dados em silos e sistemas exclusivos de relatórios, a VLI lutava para obter uma visão unificada do portfólio financeiro da empresa. Para o plano de crescimento acelerado ter sucesso, a liderança precisava de melhores ferramentas para colaboração e visibilidade aprimorada.
O que a IUNEX fez
Para melhorar a visibilidade de cada projeto e obter insights sobre o portfólio de projetos como um todo, a liderança implantou o Microsoft Project Online, uma solução on-line flexível para gerenciamento de portfólio de projetos desenvolvida como parte do ecossistema do Office 365.
O principal problema da solução anterior que a empresa utilizava era que todos os projetos desenvolvidos tinham seus dados armazenados em computadores locais rodando em redes locais. Para acessar dados não reportados, a liderança tinha que enviar um funcionário através da rede. país, até 600 milhas, para coletar os dados necessários. A VLI precisava de uma solução de compartilhamento de dados melhor para garantir a visibilidade e o histórico dos dados do projeto.
Para resolver seus problemas de relatórios, a VLI entrou em contato com a IUNEX, um membro da Microsoft Partner Network com uma competência Gold para gerenciamento de projetos e portfólios. Juntas, as equipes da IUNEX e da VLI realizaram estudos de prova de conceito e custo total de propriedade para várias soluções, selecionando o Microsoft Project Online como o melhor ajuste para a VLI. Com o Project Online, a VLI ganhou recursos poderosos de gerenciamento de projetos para planejar, priorizar e gerenciar projetos e investimentos em portfólio de projetos – que os funcionários podem acessar praticamente de qualquer lugar em praticamente qualquer dispositivo.
Em seguida, a VLI identificou as métricas que cada um dos diretores da empresa precisava para tomar decisões empresariais informadas. Quando cada projeto começou a relatar essas métricas e armazená-las na nuvem, a empresa podia garantir visibilidade do status de cada elemento de seu portfólio, incluindo estudos conceituais e iniciativas de start-up.
Resultados
Unidade de Visão
Como o portfólio financeiro da VLI inclui dezenas de projetos, totalizando mais de US$ 500 milhões em investimentos, a coleta de dados relevantes de cada projeto foi apenas o primeiro passo para obter uma visão abrangente do portfólio.
“Cada projeto também precisava falar a mesma língua”, diz Mateus Moller Nogueira, Engenheiro Senior da VLI à època. “Nossos funcionários precisavam trabalhar com um sistema unificado de regras e procedimentos”.
Depois de padronizar o gerenciamento de projetos com formulários, cronogramas, ativos e automação de processos alojados em uma única plataforma no Project Online, a VLI pode visualizar verdadeiras métricas instantâneas, incluindo o status geral do portfólio e a conformidade do projeto com o Microsoft Power BI. Usando o Power BI, os funcionários da VLI podem rapidamente dar vida aos dados do projeto por meio de painéis interativos, relatórios e visualizações.
Clareza de direção
Além da visão geral do portfólio de projetos, a liderança pode se aprofundar para escobrir os mínimos detalhes de cada projeto. “Nossos novos relatórios com o Project Online são uma fonte de informação”, diz Nogueira. “Podemos ver o cronograma, nossos riscos, o trabalho concluído, o status de despesas de capital e o número de funcionários trabalhando no projeto.
Além disso, há alertas e fotos – a lista continua. ” O Project Online funciona com o Microsoft SharePoint Online (também parte do Office 365), onde as empresas podem criar sites de equipe para colaboração e compartilhamento de arquivos.
Cada projeto da VLI agora tem seu próprio site de equipe no SharePoint, criando uma base consolidada para todos os dados específicos do projeto. Tanto a liderança quanto os membros da equipe têm acesso a tudo o que precisam em um único lugar, para que possam nutrir cada projeto ao longo de sua vida útil.
Orientação para crescimento futuro
Desde a implementação do Project Online, a VLI tem acesso fácil aos dados do projeto por meio do SharePoint e insights rápidos gerados pelo Power BI. Isso fortaleceu o perfil do projeto da empresa, especialmente na área de análise de risco. “Quando um diretor precisa avaliar o risco, o site do projeto do SharePoint fornece todas as informações necessárias. O compartilhamento de dados está sempre disponível e é sempre conveniente ”, diz Nogueira.
Relatórios mensais que uma vez levavam dias para serem compilados agora podem ser visualizados simplesmente atualizando um relatório do Power BI, eliminando a necessidade de a liderança da empresa ou do gerenciamento aguardar reuniões semanais ou mensais para gerar orientação.
Ao migrar para o Project Online e migrar totalmente o sistema de gerenciamento de projetos e relatórios para a nuvem, a VLI obteve uma economia anual de mais de US $ 65.000 em custos de licenciamento e de servidor em comparação com sua solução anterior. A liderança também ganhou uma visão unificada e aprimorada do portfólio de projetos da VLI. “Com o Project Online, ganhamos informações de maior qualidade. Também economizamos as horas e horas necessárias para construir nossos relatórios, o que deu à nossa equipe mais tempo para se concentrar em trabalhos importantes relacionados ao projeto ”, diz Nogueira.
Avaliações de clientes sobre o case
"Nossos novos relatórios com o Project Online são uma fonte de informação. Podemos ver o cronograma, nossos riscos, o trabalho concluído, status de despesas de capital, e o número de funcionários que trabalham no projeto. Quando um diretor precisa avaliar o risco, o site de projeto do SharePoint fornece todas as informações. O compartilhamento de dados está sempre disponível, e é sempre conveniente.”
