Case WWF
WWF Brasil se concentra em salvar o planeta com gerenciamento de projetos mais eficiente.
Case Details
Cliente: WWF
Indústria: ONG
Produtos e serviços: Project Online, Microsoft 365, Power BI e Power Apps.
Tamanho da Organização: Médio (170 funcionários)
Conectando Soluções ao Seu Negócio.
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Sobre o cliente
O WWF-Brasil é uma organização não-governamental brasileira dedicada à conservação da natureza. Atua para harmonizar a atividade humana com a conservação da biodiversidade e promover o uso racional dos recursos naturais em benefício dos cidadãos de hoje e das futuras gerações.
Nas próximas décadas, o crescimento da população e dos padrões de consumo irão dobrar a demanda mundial por alimentos e recursos naturais. Se não houver redução das emissões globais de gases de efeito estufa e a perda de espécies e ecossistemas naturais, as condições de vida de todos serão seriamente comprometidas até o final do século.
Nesse cenário, não há solução local ou global sem mudanças sistêmicas urgentes no Brasil. Além da importância da Amazônia para a regulação do clima da Terra, o país concentra a maior biodiversidade do planeta.
O WWF-Brasil, criado em 1996, desenvolve projetos em todo o país e integra a Rede WWF, a maior rede independente de conservação da natureza, com atuação em mais de 100 países e o apoio de cerca de 5 milhões de pessoas, incluindo associados e voluntários.
O que a IUNEX fez
Para melhorar a visibilidade de cada projeto e obter insights sobre o portfólio de projetos como um todo, a liderança implantou o Microsoft Project Online, uma solução on-line flexível para gerenciamento de portfólio de projetos desenvolvida como parte do ecossistema do Office 365.
O gerenciamento da execução física e financeira dos projetos era feito de forma isolada e as equipes tinham um grande trabalho de coletar as informações no ERP, projeto a projeto e, mais ainda, para unificar as informações do portfólio em planilhas. O processo de consolidar essas informações tomava cerca de 40% do tempo do PMO e havia sempre um delay da informação de 30 dias.
A implantação do PPM Online permitiu ter o progresso físico e financeiro numa única ferramenta, melhorando o planejamento, comunicação, gerenciamento da execução e monitoramento de resultados.
Utilizando, também, o Power BI como ferramenta para consolidação de todas as informações que estão no PPM Online, passou a gerar insights para a gestão da organização analisar os resultados e desempenho dos projetos e seu alinhamento com a estratégia de conservação. O escritório de projetos utiliza essa informação para apoiar a alta gestão nos processos de tomada de decisão e monitoramento da estratégia. A ferramenta nos possibilitou gerar maior transparência no uso dos recursos para prestação de contas com doadores e sociedade.
As razões para a escolha da solução PPM Online foram:
Custo-benefício: A Microsoft apoia as organizações sem fins lucrativos por meio da doação ou subsídio de licenças, como é o caso do PPM Online, o que viabilizou financeiramente a implementação do projeto.
Ciclo evolutivo: o PPM é uma ferramenta líder de mercado, sofre constantes atualizações e melhorias, facilitando a manutenção de um ciclo virtuoso na organização.
Otimização dos esforços, competências/capacidades já instaladas: já haviam sido empregados esforços na capacitação da equipe para uso do Project Professional, portanto, a ferramenta Project estava absolutamente aderente aos padrões de processo do escritório de projetos do WWF Brasil.
Resultados
O que os funcionários podem fazer agora que não podiam fazer antes?
- Ter uma visão clara e automatizada do alinhamento de cada projeto aos objetivos estratégicos do WWF-Brasil e consequente rastreabilidade da atuação e dos resultados da organização.
- Ter visibilidade do fluxo das estratégias que necessitam atuação, dos contratos e dos projetos de ponta a ponta, ou seja, desde sua negociação com o parceiro, da vinculação à estratégia até a formalização efetiva dos contratos de doação que serão a base para criação de projetos e programas.
- Fazer a gestão inteligente dos projetos vinculados aos contratos, incluindo todo o ciclo de vida desses processos, cronogramas e atividades, execução física e financeira, sendo a execução financeira integrada ao ERP, relatórios online e colaboração através dos sites de projetos com os integrantes do WWF e os stakeholders internos e externos.
- Fazer a gestão inteligente dos processos da captação de doações, contratos, projetos, gestão das partes interessadas (com planos de ação), gestão de aquisições, riscos sociais de acordo com a atividade fim, gestão de custos integrada e, por fim, a avaliação de resultados finalísticos dos projetos de acordo com as estratégias acordadas.
Mudança mais significativa
- Empregar mais tempo na análise e melhoria da atividade fim. Este foi o aspecto mais útil da implantação do Project Online.
- A operação com o Project on-line iniciou no WWF-Brasil em Janeiro/18, e já está sendo gerido um portfólio de 98 projetos na plataforma do PPM Online, isso representa 85% da operação total. O WWF é uma organização sem fins lucrativos e seu objetivo é gerar o máximo de eficiência para executar mais com menos, gerando mais e melhores resultados de conservação através dos projetos. A implantação do PPM Online tem contribuído fortemente para o cumprimento dessa premissa.
Avaliações de clientes sobre o case
"Achamos que o Project Online era a solução mais robusta que analisamos e ele se integra perfeitamente à plataforma Office 365 que já estávamos usando. Usando o Microsoft Project Online, não há dúvida de que somos mais eficazes em nossa missão principal. Vimos um aumento de 10% na produtividade desde que implementamos a solução."
